La négociation achats : 5 règles simples pour l’optimiser
L’objectif d’une négociation est de parvenir à un accord satisfaisant pour toutes les parties. Qu’elle soit stratégique pour la vie de l’entreprise, fondamentale pour respecter un budget ou tout simplement courante et portant sur un faible montant, la négociation sera plus efficace si quelques règles de base sont respectées.
- Un mandat clair
Le mandat est le pouvoir qui vous est délégué par votre hiérarchie pour agir en son nom pour l’acte d’achat objet de la négociation.
Ce mandant doit être clair de manière à ce que vous sachiez ce que vous pouvez décider et ce pour quoi vous devez en référer à votre hiérarchie avant tout engagement.
La composante prix est bien entendu primordiale, mais il ne faut pas oublier les autres clauses contractuelles : délai, échéances de paiement, etc…
Si vous n’avez pas de mandat, exigez-le, si possible par écrit. Il est la garantie que la parole que vous donnerez à votre fournisseur ne sera pas remise en cause en interne, ce qui vous mettrait en position délicate.
L’obligation d’arriver à un accord sera quelquefois le point majeur du mandat : ce n’est pas la situation la plus aisée surtout en face d’un fournisseur qui le sait.
- Un cahier des charges définitif
Le cahier des charges fonctionnel détaille l’ensemble des besoins du client interne, les services rendus par le produit et les contraintes auxquelles il est soumis.
Il est souvent utile, en amont, de travailler avec le demandeur du produit pour analyser et comprendre le CDC, voire l’améliorer.
Ce cahier des charges doit être définitif avant le début de la négociation.
Ainsi vous éviterez toute modification ultérieure, synonyme de renégociation ou d’ajout d’option : autant d’éléments générant des surcoûts.
- Une préparation minutieuse
Une négociation, c’est avant tout de la préparation : toute improvisation est à proscrire. Les limites acceptables ont été fixées et la négociation doit permettre de les atteindre.
Il faut établir un scénario, assez souple, avec les options permettant de dérouler sa stratégie en tenant compte des différents comportements possibles de votre interlocuteur. Anticipez pour éviter d’être surpris par une situation imprévue.
Préparez des arguments pertinents et des propositions pour chaque position à défendre.
Identifiez les questions-clés à poser en cours de négociation pour lever les doutes sur les hypothèses avancées en cours de préparation.
Au cours d’une négociation, il faut être disposé à lâcher du lest, à faire des concessions. A long terme, il faut privilégier un accord « gagnant/gagnant ».
Vous devez, avant de rentrer en négociation, savoir ce que vous ferez si elle échoue.
Préparez une solution de rechange qui vous donnera de la sérénité.
Si vous négociez en équipe, assurez-vous que le scénario et les rôles de chacun sont bien définis et compris par tous.
Enfin, n’oubliez pas d’anticiper et de régler les problèmes d’organisation : salle, équipement, etc.
- Une connaissance approfondie du marché et du fournisseur
Votre efficacité lors du face à face avec la partie adverse dépend de votre connaissance du contexte :
- le marché dans lequel se situe l’objet de la négociation
- la situation de la partie adverse.
Il convient de rechercher tous les éléments caractérisant le marché : en croissance, en déclin, la concurrence, etc.
De même il faut connaître la situation de la partie adverse : sa situation financière, son niveau d’activité, son besoin de conclure un accord, etc.
Tous ces éléments peuvent être recueillis par la mise en place d’une veille régulière.
Ils permettent d’évaluer le rapport de force au moment de la négociation et d’agir en conséquence.
- Ne pas sous-estimer et respecter son interlocuteur
La politesse et le respect sont les valeurs de base : respect de la culture de votre interlocuteur (important à l’international), respect des horaires prévus, etc.
En commençant la négociation, précisez les points sur lesquels elle porte.
Le déroulement sera satisfaisant si vous l’avez bien préparée, mais ne sous-estimez jamais votre vis à vis. Argumentez toujours votre position par des éléments concrets.
Soyez vigilant pour ne pas être surpris par une situation inattendue.
En cas d’imprévu, faites parler votre interlocuteur pour comprendre sa position et trouver des arguments en conséquence. Adaptez le scénario si nécessaire.
Gardez toujours votre calme. N’hésitez pas à temporiser, à suspendre la négociation, si la situation vous échappe. Evitez de passer en force.
Restez concentré jusqu’à la fin de la négociation et terminez-la par l’énoncé des résultats. Sécurisez votre position : la parole est importante, mais tout doit être formalisé par écrit.
Le respect de ces règles de base, pleines de bon sens, est un facteur d’optimisation des négociations. Avec le temps, l’entraînement devient aussi un allié efficace.
Si vous sentez le besoin de professionnaliser ce processus dans votre organisation, un manager de transition spécialiste de ce domaine peut vous aider.
Jean Yves Béal
